Лекція 1. Ініціювання розробки системи якості на підприємстві. Планування розробки системи якості (СЯ)

E-курс лекцій - змiст >>>

© ЦСЯ "ПРИРОСТ-Система", 2001 Цей матеріал не може бути повністю або частково відтворений, тиражований і розповсюджений без дозволу ЦСЯ "ПРИРОСТ-Система".

Розробка СЯ може бути ініційована як через бажання керівництва удосконалити діяльність підприємства, зменшити невиробничі витрати, так і на вимогу споживачів. Але у будь-якому випадку доцільно об'єднати ці два джерела. Навіть якщо наявність сертифікованої СЯ є вимогою споживачів, бажано переконати керівництво підприємства у тому, що її розробка буде корисною для підприємства. Тільки у цьому випадку розробка системи буде дійсно ефективною та швидкою. З іншого боку, якщо розробка ініційована керівництвом, може бути корисним звернутися до замовників (як існуючих, так і потенційних, у тому числі - закордонних) з запитом відносно того, чи сприятиме розробка СЯ зростанню рейтингу підприємства, заключенню нових договорів, покращенню умов співпраці. Позитивні відповіді на такі питання можуть стати додатковим стимулом для керівництва. Важливими передумовами для розробки СЯ, при відсутності яких розробка може бути недоцільною, є: - зацікавленість першого керівника підприємства у розробці СЯ, його особиста участь у розробці; - готовність змінювати роботу підприємства у ході розробки СЯ, впроваджувати нові ініціативи та підходи; - готовність виконувати в подальшому вимоги документації СЯ (у тому числі - їх виконання вищим керівництвом); - готовність керівництва відмовитися від принципів "ручного управління", визначити вимоги до роботи персоналу на досить довгий час. СЯ може розроблятися для однорідної групи продукції чи послуг. Тому, якщо підприємство виробляє велику номенклатуру різноманітної продукції, можливо, що йому доведеться визначати, на яку продукцію буде розповсюджуватися СЯ. Бажано, щоб ця продукція була орієнтована на одну групу споживачів, щоб її якість формувалася через одну мережу процесів. Основними критеріями при виборі цієї групи можуть бути: - складність процесів формування якості (часто доцільніше швидко розробити досить просту і обмежену СЯ, що може справити позитивний психологічний ефект, а потім розширяти сферу її застосування); - відповідність практичної діяльності вимогам стандарту ISO 9001; - стратегія розвитку підприємства, його пріоритети; - вимоги різних груп споживачів. Якщо підприємству важко відразу визначити групу однорідної продукції, можна піти таким шляхом: розробка починається для усієї номенклатури продукції, якщо на певному етапі розробки виявляється, що для різних груп продукції існують принципові відмінності в управлінні якістю, приймаються рішення для якої з цих груп продовжується розробка СЯ. Для впровадження вимог стандарту ISO 9001 необхідне виконання таких вимог: - документація СЯ відповідає вимогам вибраного стандарту; - практична діяльність підприємства відповідає документації (а отже і вимогам стандарту). Розробка СЯ складається з: - розробки документації СЯ; - приведення практичної діяльності підприємства у відповідність до вимог стандарту. Ці роботи доцільно виконувати паралельно, для скорочення загального терміну розробки СЯ. Для забезпечення відповідності практичної діяльності підприємства необхідно, в першу чергу, проаналізувати її поточний стан у відповідності до вимог стандарту. Це може бути зроблене чи шляхом безпосереднього аналізу його змісту, чи через заповнення опитувальних анкет, в яких міститься перелік питань для аналізу відповідності окремим пунктам стандарту (такі анкети можуть бути надані підприємству консалтинговою організацією чи органом з сертифікації). За тими пунктами, де поточна діяльність не відповідає вимогам стандарту, необхідно чітко спланувати її удосконалення.

Оскільки розробка СЯ вимагає великого об'єму роботи в рамках різних підрозділів, всі такі заходи бажано звести у Комплексний план розробки системи якості (можливо, включити його окремим розділом у загальну структуру планів підприємства). У цьому плані необхідно передбачити відповідальність за виконання заходів і терміни їх виконання. Важливо розробити чітку схему відслідковування ходу виконання Комплексного плану. Необхідно усвідомлювати, що впровадження документації СЯ може розпочатися не раніше, ніж буде виконано останній з заходів Комплексного плану, пов'язаних з усуненням невідповідності практичної діяльності підприємства вимогам стандарту. В цей же план доцільно занести сукупність заходів, пов'язаних з розробкою та впровадженням документів СЯ (розробка Настанов з якості та процедур СЯ, їх інформаційне узгодження, ознайомлення з ними персоналу, затвердження, тиражування та впровадження документів СЯ). В ході розробки документів ця частина Комплексного плану уточнюється; якщо спершу у плані вказується тільки розробка певної групи документів у цілому, по потім конкретизується - які безпосередньо документи повинні бути розроблені в який термін.

Лекція 2. Організаційне забезпечення розробки системи якості (СЯ)

E-курс лекцій - змiст >>>

© ЦСЯ "ПРИРОСТ-Система", 2001 Цей матеріал не може бути повністю або частково відтворений, тиражований і розповсюджений без дозволу ЦСЯ "ПРИРОСТ-Система".

Необхідною умовою для успішної розробки СЯ є створення відповідних організаційних структур, які б забезпечили: - виділення необхідних людських ресурсів для розробки; - можливість залучення усього персоналу підприємства, в першу чергу - керівництва; - можливість оперативного розв'язання питань, що виникають в ході розробки; - узгоджену діяльність різних підрозділів і служб. Розробка СЯ вимагає проведення значного обсягу робіт в рамках різних підрозділів. Для організації та координації цих робіт доцільно створити Координаційну раду з якості - вищий орган на підприємстві з питань розробки, впровадження і ведення СЯ (також її функції можуть бути покладені на одну з існуючих колегіальних структур вищого керівництва). Координаційна рада очолюється першим керівником підприємства, до її складу входять керівники усіх підрозділів, що залучаються до розробки СЯ. Такий склад Ради дозволяє приймати на ній рішення з будь-яких питань діяльності підприємства. Рішення Ради повинні мати силу наказу. Основними функціями Ради на етапі розробки СЯ повинні бути: - затвердження Комплексного плану, його актуалізація та контроль виконання; - аналіз та обговорення проектів документів СЯ, узгодження різних документів СЯ; - аналіз вимог споживачів, рівня їх задоволеності, результатів внутрішніх аудитів, вимірювання процесів і продукції, а також визначення коригуючих дій за їх підсумками. Крім контролю, організації та координації діяльності з розробки СЯ, на засіданнях Ради можуть розглядатися будь-які питання пов'язані з підвищенням якості продукції та конкурентоспроможності підприємства. Повинна бути визначена мінімальна періодичність засідань Координаційної ради (не рідше разу на місяць), регламент її роботи. Важливо забезпечити гласність рішень Координаційної ради, забезпечити доведення її рішень до відому персоналу. Згідно з вимогами стандарту ISO 9001 на підприємстві повинен бути призначений відповідальний представник вищого керівництва з питань якості. Він безпосередньо організує розробку СЯ на підприємстві. Для цього йому доцільно надати такі повноваження: - право отримувати необхідну інформацію від будь-яких посадових осіб, ознайомлюватися з документами та протоколами; - право контролювати хід робіт в рамках розробки СЯ; - право вимагати від будь-якого співробітника вимог стандарту ISO 9001 та документації СЯ; - право постійного доступу до першого керівника підприємства, інших керівників; - право негайного призупинення будь-яких внутрішніх наказів і розпоряджень, що протирічать вимогам стандарту ISO 9001 та СЯ; - право взаємодії зі споживачами та постачальниками з питань СЯ. Також він може виконувати функції заступника голови Координаційної ради. Відповідальним представником керівництва з СЯ може бути призначений особисто перший керівник або хто-небудь з числа безпосередньо підпорядкованих йому керівників. Необхідно чітко усвідомити, що він може контролювати роботу інших керівників, навіть тих, хто йому безпосередньо не підпорядкований. При призначенні відповідального представника керівництва бажано в першу чергу виходити з його готовності виконувати ці функції. Доцільно, щоб це був керівник, який ініціював розробку СЯ.

Розробка СЯ вимагає проведення значного обсягу конкретних робіт, для виконання яких повинен бути виділений відповідний персонал. На великих підприємствах це може бути робоча група (або відділ) з СЯ, на менших - інженер з СЯ. Ці виконавці повинні бути звільнені від усієї іншої роботи, що заважала б виконанню ними своїх основних функцій. Навіть якщо підприємство невелике і на інженера з якості покладено інші функції, повинна бути гарантована частка його робочого часу, що буде присвячуватися СЯ. При визначенні складу робочої групи (або призначенні інженера з СЯ) важливо виконання таких вимог: - бажання кандидатів працювати над СЯ; - готовність вчитися, опановувати нові знання; - авторитет серед співробітників, комунікабельність; - досвід роботи на підприємстві, знайомство з різними аспектами його діяльності. При комплектуванні робочої групи бажано включити до її складу представників різних підрозділів. У будь-якому випадку комплектування групи повинно бути добровільним, а включення до її складу повинно сприйматися як службове зростання. Робоча група може бути підпорядкована особисто першому керівнику або відповідальному представнику керівництва з СЯ. Завданнями робочої групи на різних стадіях розробки і впровадження СЯ є: - забезпечення роботи Координаційної ради; - навчання членів Координаційної ради та інших категорій персоналу; - відслідковування виконання Комплексного плану; - координація розробки документів СЯ та особиста участь у розробці; - інформаційне узгодження документів СЯ, аналіз їх відповідності вимогам стандарту; - контроль впровадження СЯ, проведення її внутрішнього аудиту. Крім того, керівник робочої групи може виконувати функції відповідального секретаря Координаційної ради. Для ефективної організації роботи Групи необхідно надати їй необхідні повноваження: - право отримувати необхідну інформацію від будь-яких посадових осіб, ознайомлюватися з документами та протоколами; - право контролювати хід робіт в рамках розробки СЯ; - право доступу до першого керівника підприємства, інших керівників. Важливо забезпечити роботу Групи необхідними ресурсами (інформація, оргтехніка, нормативна документація), надати членам Групи можливість проходити навчання з питань якості. При організації роботи Групи важливо забезпечити гласність її роботи, створити їй необхідний авторитет серед персоналу підприємства. Однією з серйозних помилок при розробці СЯ є покладання на Групу повної відповідальності за всю розробку СЯ. Відповідальність за цю роботу повинна бути покладена на всіх керівників підприємства, його служб і підрозділів, у рамках їх функцій. Прийняття рішення про початок робіт над СЯ може бути оформлене у вигляді наказу першого керівника підприємства. У преамбулі до наказу наголошується на важливості цих робіт, необхідності залучення до них усього персоналу. У самому наказі визначається склад Координаційної ради та Робочої групи, затверджуються положення про них, призначаються відповідальні за якість (як по всьому підприємству так і в окремих підрозділах), визначаються їх функції. Також можуть даватися розпорядження про перші кроки з розробки СЯ (розробка Комплексного плану, Політики в галузі якості).

Лекція 3. Організація розробки документації системи якості (СЯ)

E-курс лекцій - змiст >>>

© ЦСЯ "ПРИРОСТ-Система", 2001 Цей матеріал не може бути повністю або частково відтворений, тиражований і розповсюджений без дозволу ЦСЯ "ПРИРОСТ-Система".

Згідно з вимогою стандарту ISO 9001 система документації повинна включати: - задокументовану політику та цілі в галузі якості; - Настанови з якості; - документовані процедури, що вимагаються стандартом; - документи, необхідні, щоб забезпечити ефективне планування, здійснення та управління процесами; - записи з якості, що вимагаються стандартом. Хоча порівняно з попередньою версією стандарту ISO 9001 вилучена вимога про обов'язкове документування усіх видів діяльності, описаної у стандарті, документи СЯ продовжують відігравати важливу роль. Як правило, бажано описувати у документації більшість важливих процесів, дій та видів діяльності підприємства. Особливо це важливо для дій, при виконанні яких можуть виникнути певні проблеми чи ускладнення. Якщо ж підприємство залишило певний вид діяльності незадокументованим, воно повинно бути готовим доводити зовнішнім аудиторам, що відсутність документів не матиме негативних наслідків. Це може бути доведене, зокрема, через підтверджене навчання та кваліфікацію персоналу, що виконує цю діяльність, постійну оцінку її ефективності. При розробці документів системи якості необхідно постійно мати на увазі наступне: - документи повинні відповідати вимогам стандарту ISO 9001; при розробці кожного документу необхідно співвідносити його з текстом відповідного розділу стандарту. Якщо у стандарті вказано, що підприємство повинно визначити певні аспекти своєї діяльності або виконувати певні роботи, у документах СЯ доцільно описати, як саме підприємство робить це; - документи системи якості є обов'язковими для виконання, розробляючи документ необхідно бути впевненим, що його вимоги будуть стабільно виконуватися. Якщо на момент розробки вимоги документу не виконуються, треба визначити необхідні вдосконалення і внести їх до Комплексного плану. Якщо вимоги документу не виконуються у певних ситуаціях, повинні бути чітко визначені межі його застосування та альтернативні варіанти виконання відповідних дій. Область застосування повинна бути чітко вказана у кожному з документів. Стандарт ISO 9001 не містить чітких вимог до структури Настанов з якості, процедур та інших регламентуючих документів СЯ, конкретна структура кожним підприємством визначається самостійно. Але, у будь-якому випадку документація СЯ являє собою ієрархічну систему: документом найвищого рівня є політика та цілі у галузі якості; кожен з документів вищого рівня містить посилання на документи рівнем нижче, які конкретизують його зміст; документи найнижчого рівня детально описують схеми виконання конкретних дій конкретними працівниками - процедури СЯ. Кількість рівнів та розподіл інформації між ними кожне підприємство визначає самостійно. Але, як правило, виділяється два основні рівні документації: - Настанов з якості (основні документи, у яких описується СЯ в цілому чи її частини "з точки зору керівництва"); - процедур СЯ (документів у яких описані конкретні види діяльності в рамках СЯ "з точки зору виконавців"). Настанови з якості повинні містити дані, необхідні для аналізу СЯ як цілого, координації різних її частин. Примірники Настанов можуть бути розповсюджені серед керівного персоналу підприємства (в першу чергу - серед членів Координаційної ради), які повинні розуміти не тільки конкретний алгоритм своєї роботи, але і його місце у загальній роботі підприємства. Згідно з вимогами стандарту ISO 9001 Настанови з якості повинні містити таку інформацію: - поширення СЯ, охоплення нею різних процесів, підрозділів, груп продукції; якщо СЯ охоплює не усі процеси, визначені у стандарті, повинно наводитися обґрунтування цього; - документовані процедури СЯ або посилання на них; - опис взаємодії між процесами СЯ.

Додатково у Настановах з якості доцільно викласти наступну інформацію: - дані про підприємство (загальний опис, коротка історична довідка, оргструктура, області відповідальності основних підрозділів); - дані про продукцію підприємства, на виробництво якої розповсюджується СЯ (структура, основні вимоги до якості, основні процеси виробництва); - політика в галузі якості та показники на підставі яких встановлюються цілі в галузі якості, структура планів якості та посилання на них; - дані про документацію СЯ (структура документації, коротка характеристика різних видів документів і їх змісту); - дані про процеси СЯ (загальна схема процесів і відповідальність за них,). Основною частиною документації можуть стати методики виконання робіт у рамках різних процесів СЯ. Визначаючи рівень деталізації методик доцільно виходити з того, що вони повинні бути достатньо конкретними для підтвердження відповідності СЯ основним вимогам стандарту. Також корисно проаналізувати методики з точки зору їх узгодженості з цілями у галузі якості для відповідного процесу: з методики повинно бути видно, як досягаються цілі та вимірюються результати. При описі методик можуть широко застосовуватися різні види блок-схем, інших засобів графічного представлення алгоритмів. Настанови з якості є досить загальним документом, який містить опис СЯ в цілому. Наврядчи доцільно включати у Настанови детальний опис усіх робіт в рамках СЯ та розповсюджувати їх серед усього персоналу. Цю функцію можуть виконувати процедури СЯ. Основне завдання процедур - забезпечити детальний опис діяльності в рамках СЯ "з точки зору виконавців", надати їм чіткі інструкції щодо їх діяльності у зрозумілих для них термінах і поняттях. Згідно з вимогами стандарту ISO 9001 підприємство обов'язково повинно розробити документовані процедури: - управління документацією з якості; - управління записами з якості; - внутрішніх аудитів системи якості; - управління невідповідною продукцією; - коригуючих дій; - попереджувальних дій. Інші процедури можуть розроблятися для уточнення та конкретизації методик Настанов СЯ. При визначенні їх переліку та охоплення ними різних аспектів діяльності підприємства доцільно виходити зі складності та важливості цієї діяльності, можливості помилок при її виконанні. Зокрема, корисно провести аналіз усіх проблем, невідповідностей та неузгодженостей, що виникли на підприємстві за останній час. Усі відповідні види діяльності доцільно описати у процедурах СЯ для того, щоб запобігти повторенню помилок. Стандарт ISO 9001 не містить вимог щодо змісту та внутрішньої структури процедур СЯ. Але для виконання цих умов здається доцільним розробляти процедури у вигляді невеликих документів з детальним описом у них алгоритмів діяльності у тих чи інших випадках. Такі документи можуть бути розповсюджені серед усіх основних виконавців. Їх структура повинна забезпечити максимальну зручність у користуванні, кожен виконавець повинен мати можливість постійно, легко і швидко перевірити схему своєї роботи в рамках СЯ. У процедурі може бути доцільним наводити таку інформацію: - область застосування; - відповідальність за виконання; - умови, при яких починається виконання процедури; - ресурси, необхідні для виконання; - алгоритм виконання; - результат виконання (вихід процедури). До початку розробки конкретних процедур доцільно відразу визначити їх орієнтовний перелік. Це повинно забезпечити узгодженість різних процедур і відсутність дублювання: для кожної процедури визначаються її межі, які використовуватимуться при її розробці.

До розробки процедур СЯ доцільно залучати максимальну кількість працівників підприємства. Розробка проектів процедур може бути доручена керівникам підрозділів, в рамках яких ці процедури будуть виконуватися. Розроблені проекти бажано узгоджувати з усіма зацікавленими підрозділами підприємства. Крім того, корисно провести обговорення проектів процедур з їх майбутніми виконавцями. При цьому визначається, чи співпадає запропонований проект зі звичною схемою виконання роботи, чи є у них можливості виконувати процедуру. Якщо для переходу від звичної схеми виконання до запропонованої процедури необхідно проведення додаткових заходів (навчання, виділення ресурсів) такі заходи можуть включатися до Комплексного плану. При розробці процедур СЯ бажано звертати увагу на наступне: - процедури повинні бути узгоджені з Настановами з якості, деталізувати та розкривати їх; виконання сукупності процедур повинно забезпечити реалізацію змісту Настанов; - детальність опису процедур повинна бути достатньою, щоб фахівець (з загальною професійною підготовкою, але без додаткової інформації про підприємство та його систему якості) міг би їх виконувати; - необхідно описувати усі можливі варіанти виконання процедури (наприклад: при контролі - дії при його позитивному і негативному результаті), у багатьох випадках для цього зручно застосовувати блок-схеми. Після завершення розробки проектів усіх документів СЯ, треба перевірити їх інформаційну узгодженість. Наприклад, якщо в одній з процедур вказано, що інформація передається в іншу процедуру, то у другій процедурі повинно бути вказано, як відповідна інформація отримується і використовується.

Лекція 4. Підготовка та організація впровадження системи якості (СЯ)

E-курс лекцій - змiст >>>

© ЦСЯ "ПРИРОСТ-Система", 2001 Цей матеріал не може бути повністю або частково відтворений, тиражований і розповсюджений без дозволу ЦСЯ "ПРИРОСТ-Система".

Після розробки та інформаційного узгодження документів СЯ бажано провести ряд додаткових дій для того, щоб перевірити, наскільки повним є розроблений пакет документів. Для цього може бути проведений аналіз розробленої документації за допомогою опитувальної анкети (яка може бути отримана у органі з сертифікації або розроблена самостійно), при цьому в анкеті вказується не тільки факт виконання відповідної вимоги стандарту, але дається посилання на відповідний документ СЯ, у якому описана процедура виконання. Якщо для певної вимоги такий документ відсутній, повинна бути проаналізована необхідність його розробки. Доцільним може бути провести прив'язку документів СЯ до штатного розкладу і аналіз їх повноти. При цьому для кожної позиції штатного розкладу визначається сукупність документів СЯ, що описують діяльність відповідних працівників. Після цього шляхом вибіркових інтерв'ю зі співробітниками аналізується, наскільки сукупність цих документів охоплює усі види їх діяльності. Якщо певні види діяльності не описані в документах, аналізується необхідність їх розширення. Особлива увага при цьому повинна звертатися на посадові позиції, що не згадуються у документах СЯ взагалі, або згадуються у 1-2 документах. Проводиться навчання різних категорій персоналу щоб підготувати його до роботи в рамках діючої СЯ. Таке навчання, принаймні, повинно включати вказівки щодо роботи з документами СЯ, подачі пропозицій щодо їх змін, загальне уявлення про стандарти ISO серії 9000 та систему якості підприємства в цілому, політику, цілі та плани в галузі якості. Крім того, для окремих категорій персоналу може проводитися навчання з таких тем, як внутрішні аудити СЯ, використання статистичних методів у рамках СЯ тощо. Можуть бути підготовлені та розповсюджені інформаційні матеріали та пам'ятки з викладенням основних даних або відповідей на запитання, що найчастіше виникають у ході навчання. Перед впровадженням документації СЯ визначається необхідність розповсюдження відповідних документів СЯ. При цьому повинно забезпечуватися, що кожен працівник підприємства має доступ до усіх документів, що регламентують його діяльність. Найбільш ефективним є шлях, при якому для кожного працівника виготовляється особистий комплект відповідних процедур СЯ. Впровадження документації СЯ (набуття документами статусу обов'язкових для виконання) здійснюється шляхом видання відповідного наказу першого керівника підприємства. В наказі доцільно наголосити на важливості цього заходу, обов'язковості виконання вимог документів СЯ. Також необхідно детально проаналізувати які з раніше виданих документів підприємства дублюють документи СЯ чи протирічать їм. Такі документи повинні бути анульовані, їх примірники - вилучені з використання. Наказ повинен бути доведений до відома усього персоналу підприємства. При впровадженні СЯ повинні бути виконані такі умови: - документи СЯ затверджені, тиражовані та роздані виконавцям; - виконавці ознайомлені з документами, розуміють їх та готові виконувати; - наявні усі ресурси, необхідні для виконання вимог документів СЯ. Важливо, щоб на момент впровадження СЯ всі ці вимоги виконувалися в повній мірі. У іншому випадку, персонал підприємства не матиме можливості виконати вимоги наказу, що стане негативним прецедентом порушення вимог СЯ.

Навіть при найкращій підготовці до впровадження СЯ є ймовірність того, що окремі нюанси діяльності підприємства будуть пропущені і не відображені у документах. Це може призвести до того, що "механічне" виконання вимог документів СЯ буде неможливим чи ускладненим або призведе до негативних результатів. Щоб запобігти цьому, доцільно ввести дослідний період впровадження СЯ (орієнтовно - один місяць) під час якого допускається відхилення від вимог документації. Але при цьому терміново відповідна обґрунтована інформація повинна передаватися до Робочої групи. Група оперативно вивчає цю інформацію і, при необхідності, готує проекти змін до документів СЯ. Введення дослідного періоду допоможе працівникам усвідомити обов'язковість виконання документів СЯ після його завершення. Якщо протягом дослідного періоду певні процедури не виконувалися жодного разу (наприклад, з управління невідповідною продукцією) можуть бути організовані ділові ігри для того, щоб переконатися, що ці процедури є достатньо точними та ефективними. В рамках ділової гри перевіряється можливість виконання процедури та її ефективність. Результати ділових ігор доцільно протоколювати - відповідні записи можуть бути використані як об'єктивні докази при проведенні сертифікації СЯ. Після успішного завершення періоду дослідного впровадження, вимоги документів СЯ стають обов'язковими для виконання у всіх ситуаціях. У цей період доцільно провести цикл вимірювань та аналізу системи якості. Це повинно включати в себе: вимірювання рівня задоволеності споживачів, планування та проведення аудитів, вимірювання показників виконання процесів, аналіз системи якості з боку керівництва, перегляд політики, встановлення цілей та розробка планів на наступний період. Проведення такої діяльності дозволить на момент сертифікації мати політику, цілі та плани у галузі якості, розроблені у відповідності до вимог впровадженої СЯ. Особливо важливо провести внутрішні аудити системи якості для усіх підрозділів підприємства. Вони повинні не тільки надати інформацію для проведення аналізу системи якості з боку керівництва, але й забезпечити впевненість у відповідності системи якості вимогам стандарту ISO 9001, її готовності до сертифікації. Проводячи аудити системи якості перед сертифікацією доцільно особливу увагу приділити проведенню інтерв'ю з максимальною кількістю співробітників. Це повинно допомогти їм краще психологічно підготуватися до сертифікаційного аудиту. За підсумками вимірювання рівня задоволеності споживачів, внутрішніх аудитів і вимірювання показників виконання процесів повинні бути визначені коригуючи дії. Частина з них повинна бути реалізована на момент подачі матеріалів на сертифікацію (в першу чергу - пов'язані з невідповідністю вимогам стандарту ISO 9001), інші - включені у плани якості. Результати вимірювання показників виконання процесів повинні враховуватися у рамках аналізу системи якості для встановлення цілей на наступний період. Проведення описаної діяльності повинно забезпечити, щоб за підсумками аналізу системи якості з боку керівництва було прийняте рішення про те, що система якості впроваджена, відповідає вимогам стандарту ISO 9001 та може бути подана на сертифікацію.

Лекція 5. Подальші кроки розвитку системи якості (СЯ)

E-курс лекцій - змiст >>>

© ЦСЯ "ПРИРОСТ-Система", 2001 Цей матеріал не може бути повністю або частково відтворений, тиражований і розповсюджений без дозволу ЦСЯ "ПРИРОСТ-Система".

Постійний розвиток та удосконалення системи якості є однією з обов'язкових вимог стандарту ISO 9001. Найбільш значні зміни у СЯ можуть вноситися за підсумками аналізу системи з боку керівництва. Саме в рамках цього аналізу повинні прийматися рішення про основні напрямки розвитку СЯ; конкретні рішення про розробку нових документів СЯ та внесення змін в існуючі документи можуть вноситися в плани з якості. Основна увага при цьому повинна приділятися змінам потреб та очікувань споживачів, а також нормативних вимог до продукції: документи СЯ повинні розвиватися таким чином, щоб їх виконання забезпечувало задоволення нових вимог споживачів. Крім періодичного розвитку документації СЯу рамках аналізу з боку керівництва, вона повинна постійно актуалізуватися та підтримуватися у робочому стані. Один з основних методів, які при цьому застосовуються - аналіз причин невідповідностей (невідповідність СЯ, процесу, персоналу, продукції, сировини тощо), невиконання планів і недосягнення встановлених цілей. Особливо це важливо при систематичному виявленні невідповідностей. Кожен раз при визначенні коригуючих і попереджувальних дій повинна аналізуватися доцільність внесення змін у документи СЯ. Для цього може визначатися одна з трьох можливих організаційних причин невідповідності: - невиконання регламентуючих документів; - недосконалість регламентуючих документів; - відсутність регламентуючих документів. Якщо була визначена друга або третя причина, це може ініціювати удосконалення документації СЯ. Крім розвитку та удосконалення документації СЯ, вона повинна періодично актуалізуватися щоб адекватно відображати діяльність підприємства. При будь-яких змінах на підприємствах доцільно проводити аналіз того, чи не вимагають вони актуалізації документів СЯ. Для цього можна для кожного документу СЯ (чи для кожного розділу великого документу) призначити відповідальних за їх актуалізацію. Їх завдання - відслідковувати необхідність внесення змін у відповідні документи та передавати інформацію керівникам, які уповноважені вносити ці зміни. Особливо важливим для підтримання документації СЯ в робочому стані є її узгодженість з організаційною структурою підприємства. При кожній зміні оргструктури (запровадження нових чи відміна існуючих посад або структурних підрозділів) необхідно оперативно переглядати відповідні документи СЯ. Оптимальним є варіант коли у відповідному наказі про зміну оргструктури містяться пункти про актуалізацію документів СЯ. У іншому випадку весь період часу між змінами структури підприємства та документації, система якості буде не впровадженою і не відповідатиме вимогам ISO 9001. Важливо запровадити чітку та оперативну схему внесення змін в документацію СЯ за пропозиціями співробітників. Ця схема повинна бути відомою усьому персоналу. Для ефективного використання творчого потенціалу персоналу, схему бажано розробити досить оперативною та необтяжливою для співробітників, що подають пропозиції. За відсутності такої схеми СЯ швидко перетвориться на гальмо для розвитку підприємства або на комплект паперів, що не використовуються у реальній роботі. При перегляді будь-якого документа СЯ необхідно аналізувати його вплив на інші документи, при необхідності, узгоджувати їх зміст. Таке узгодження може бути: - вертикальним (при внесенні змін в процедури - може уточнюватися зміст Настанов, при внесенні змін в Настанови - вони конкретизуються в процедурах); - горизонтальними (при внесенні змін в процедуру - зміни вносяться в інші процедури, інформаційно пов'язані з першими).

Важливо при кожному внесенні змін у документи СЯ аналізувати, чи не порушується при цьому відповідність СЯ вимогам стандарту ISO 9001. Для цього доцільно передбачити узгодження будь-яких змін з інженером з СЯ. Крім підтримки актуальності СЯ та її відповідності вимогам стандарту, система може розвиватися за межі стандарту, охоплюючи інші аспекти діяльності підприємства. Напрямками розвитку можуть бути: - поширення СЯ на служби, що безпосередньо не впливають на якість продукції (бухгалтерія, відділ техніки безпеки, охорони території, тощо); - поширення СЯ на види діяльності, що виходять за межі вимог до управління якістю (підтримання активності персоналу, встановлення партнерських стосунків зі споживачами та постачальниками, тощо); - поширення СЯ на нові категорії продукції. Стандарт ISO 9001:2000 побудовано таким чином, щоб полегшити його гармонізацію з іншими підсистемами управління підприємством (підсистеми спрямовані на задоволеність персоналу, суспільства, бізнес-результати). Будь-яка з таких підсистем складається з тих самих елементів: - визначення потреб та очікувань відповідної зацікавленої сторони; - розробка Політики, цілей та планів у відповідній області; - визначення необхідних ресурсів та забезпечення їх наявності; - визначення процесів, що забезпечують досягнення встановлених цілей і управління цими процесами; - вимірювання показників виконання процесів і проведення аудитів відповідної підсистеми; - аналіз отриманих результатів та удосконалення підсистеми. При впровадженні одночасно з системою якості інших підсистем управління, значна кількість процедур може бути спільною для обох підсистем (наприклад, управління документацією та записами з якості, управління контрольним і вимірювальним обладнанням тощо).