Виртуальная команда: средства и техники совместной работы в он-лайне

Совместная работа в он-лайне может быть не менее (а в некоторых обстоятельствах - и более) эффективной и результативной, чем работа лицом к лицу. Виртуальная командная работа более экономична, особенно если сотрудники не располагаются в одном здании. Правильно подобрав доступные веб-технологии, виртуальная команда может сделать более эффективными и реальные встречи.

Существует обширное многообразие средств для организации работы виртуальной команды, и число их с каждым днем растет, поэтому описать все альтернативные варианты было бы очень затруднительно. Ниже выделены семь видов размещенных в Интернете услуг, и приведены примеры для каждой из категорий.

Веб-конференции

Наиболее мощным средством для виртуальной командной работы является инструмент, позволяющий ускорять процесс создания и редактирования документов. Если, работая над документом, сотрудники сидят в одной комнате, они скорее всего будут сидеть вокруг компьютера, а один из них примет на себя роль набора дополнений к документу, форматирования и т.п. В он-лайне виртуальной команде требуется инструмент, позволивший бы такому сотруднику наблюдать создаваемый документ на компьютерах от Омахи до Осаки, и редактировать этот файл в режиме реального времени. Эта технология доступна у любого провайдера услуг "веб-конференций" (web conferencing). (Для дополнительной информации о подобных услугах, см. здесь).Каждая из подобных служб предлагает целый набор средств поддержки различный коммуникативных потребностей малых и больших по численности рабочих групп. К примеру, PlaceWare предлагает средства для показа презентаций, инструменты для голосования, для подготовки слайдов, совместного просмотра веб-страниц, а также инструмент под названием "Live Demo", позволяющий демонстрировать любой файл или работу любого программного приложения с одного компьютера на другие.

Хранение документов и совместное пользование ими

Электронный документ - вещь в себе. Он может пересылаться, редактироваться, аннотироваться и комментироваться до бесконечности. По этой причине он имеет тенденцию к тому, чтобы создаваться на протяжении продолжительного времени, а не единовременно, за один присест. Если виртуальная команда разрабатывает документы, она создает их множественные версии. Если документ рассылается от сотрудника к сотруднику по e-mail, а другие участники продолжают работать над иными версиями, их множественность многократно возрастает. Поэтому средства, обеспечивающие управление электронными документами, становятся не менее необходимы, чем те приложения, с помощью которых они создаются. Такие услуги в он-лайне предлагает NetDocuments. Ее услуги включают в себя он-лайновое хранение и обновление документа - так что все участники работают над одной и той же его версией.

Пересылка мгновенных текстовых сообщений (Instant messaging)

ХХотя веб-конференции являются идеальной средой для он-лайнового сотрудничества, виртуальной команде необходимы средства связи, не требующие временных затрат. Службы мгновенных сообщений, наподобие AIM или ICQ позволяют сотрудникам обмениваться друг с другом короткими текстовыми сообщениями. Поскольку возможность пользования ими не зависит от того, с каким ПО одновременно работают коллеги, члены виртуальной команды получают канал "прямого доступа", эффективно конкурирующий с теле- и веб-конференциями.

Групповой e-mail

Возможность посылать электронные письма как к одному, так и сразу ко всем членам команды существенно увеличивает коммуникационные возможности. Проблема заключается в том, что электронные письма могут теряться, стираться и т.п. Более эффективное решение - служба, комбинирующая e-mail с центральным, сетевым хранилищем, которое позволяет отслеживать, запрашивать и просматривать сообщения. На этом принципе основано немало служб, например - eGroups.

Доски объявлений

По мере того, как виртуальная команда развивает совместную работу в он-лайне, повышается ценность средств, позволяющих сотрудничать "во времени". Средства, на основе которых строятся виртуальные сообщества, известны как доски объявлений, доски сводок (bulletin boards), или серверы конференций (conference servers). В отличие от электронной почты, они служат виртуальной команде не только средством общения, но и хранилищем знаний. Эта технология может быть весьма развитой, варьируюсь от продуктов типа Lotus Notes до совершенных тематических систем вроде QuickTopic.

Мгновенная печать

Продукция виртуальной команды не всегда может оставаться виртуальной. Рано или поздно ей придется облечься в печатную форму. Услуги, подобные предоставляемой Mimeo расширяют возможности виртуальных рабочих групп. Эта служба получает корпоративные электронные документы, печатает и переплетает с доставкой на следующий день.

Интегрированные решения

Идеалом стала бы система, способная эффективно интегрировать все технологии и преимущества веб-конференций, мгновенных текстовых сообщений, электронной почты, досок объявлений, совместного пользования файлами и печати. Но, согласно природе конкуренции в глобальной Сети, узкоспециализированные решения быстрее совершенствуются. Стараясь выделиться на фоне возрастающего числа аналогичных решений, они последовательно улучшают и расширяют спектр своих возможностей. Система совместного пользования документами, сегодня декларирующая свою простоту и защищенность, завтра предложит возможность синхронизации с вашим Palm'ом, а послезавтра - с телефоном. Однако лучшей интегрированной системой всегда останется та, с которой вы интегрируете себя сами.

Перевод (c) VALO consulting
2001(c)Bernard DeKoven