Материал из книги А.Ф. Борун "Организация и приемы компьютерного учета в торговле"
Компания "ИСТ".
Электронная версия предоставлена проектом Retail.Ru

Введение

Предположим, Вы - руководитель торгового предприятия (фирмы) и решили применить к своей торговле компьютер (компьютеры?) и программу (программы?) автоматизации, или, в качестве первого этапа, оценить, стоит ли это делать. Что Вам необходимо для такой оценки? Если Вы составляли для своего торгового предприятия бизнес-план, то Вам должен быть знаком первый этап составления такого плана - процесс декомпозиции конечной цели, т.е. конструирования на ее основе упорядоченной системы промежуточных целей, что производится путем так называемого построения дерева целей: совокупность условий, необходимых для достижения конечной цели - это совокупность промежуточных целей первого уровня, и т.д. до целей нижнего уровня, для достижения которых условия уже созданы. Поскольку только Вы знаете, какие условия автоматизации торговли у Вас уже созданы, будем растить дерево совместно: мы постараемся дать самые общие (но максимально разнообразные) рекомендации относительно подготовки почвы, сажания дичков и уходу за ними в поте лица, прививания и т.д., а уж Вам придется самостоятельно все это проделать и срывать потом плоды познания добра и зла (плоды познания зла в данном случае - это, например, выяснение вопроса, кто из Ваших контрагентов является в настоящий момент самым злостным должником).

Итак, для компьютеризации конкретного торгового предприятия, если пользоваться аналогией с выращиванием дерева, нужно подготовить почву (описать схему торговли); позаботиться о корнях дерева (компьютерной базе учета); подобрать адекватное программное обеспечение (ствол, на котором будет держаться весь учет); настроить программу под конкретные задачи (привить ветки культурных сортов к дичку); наконец, остается текущая работа по оформлению документов и получению от программы отчетов о состоянии дел (уход за деревом, чтобы у него выросли листья-документы, и сбор плодов). Ниже эти этапы будут описаны более подробно именно в этом порядке.

1. Описание схемы торговли

Начнем, естественно, с подготовки почвы. К данному случаю это расхожее выражение, обычно служащее для обозначения любых подготовительных действий, подходит особенно хорошо. Как на земле не обязательно сажать дерево, чтобы получать от природы ее дары, будь то картошка или даже ананасы (которые отнюдь не растут на деревьях, что бы ни думали дети, обманутые их внешним сходством с шишками), так и испытанные бизнес-процессы при их внимательном изучении способны и без автоматизации учета порадовать человека, не жалеющего сил и времени на раздумья, плодами информации, которые, будучи правильно обработанными торговой кулинарией, оборачиваются дополнительными прибылями. В то же время и землю для посадки дерева нужно готовить не так, как для картошки, и привлечение компьютера к учету в торговле может изменить саму схему учета. Из этого не следует, что можно безопасно пропустить этот этап компьютеризации или перенести его "на потом": дескать, зачем описывать схему, если все равно менять. Измениться (улучшиться при использовании возможностей, предоставляемых компьютером и программой) может схема учета, но не товарные и финансовые потоки: они заданы и должны отражаться с помощью документооборота, как до автоматизации учета, так и в программе. Документооборот в программе может быть изменен. Но с чего-то начинать надо, и проще - с того, что есть. Потом к каким-то составляющим этого этапа, возможно, рационально будет вернуться и пересмотреть схему торговли с учетом нового фактора - компьютера, притом что многие составляющие схемы останутся прежними, так что напрасно Ваш труд не пропадет (см. ниже Два шага вперед, шаг назад).

Итак, прежде чем покупать компьютеры и программы автоматизации торговли, нужно составить схему торговли. В этой схеме должны быть определены:

• используемые способы торговли (розничная, оптовая, комиссионная, с элементами производства, с заказами через Интернет, бартер...),
• производимые торговые операции и их связь между собой. (Классификацию схем торговли в плане их различия для автоматизации учета мы рассмотрим в материале "Схемы торговли"),
• товарная номенклатура, товарные потоки и потоки финансов,
• схема документооборота (может быть, даже регламентированная по времени схема - график документооборота),
• имеющиеся организационные подразделения (от формально самостоятельных юридических лиц со своим расчетным счетом до лоточников), могущие являться владельцами товара в Вашей фирме,
• места накопления товаров (возможно, условные, но такие, в которых товар может менять владельца),
• список будущих пользователей программы (кто из сотрудников отвечает за отдельные этапы движения товаров и денег, какие документы и когда выписывает),
• количество используемых валют и в какой ведется учет,
• какие данные нужны для ведения бухгалтерии,
• и даже такие "мелочи", как учетная политика фирмы (раз в год Вы сообщаете государству, какой момент считать моментом совершения сделки - получение (отправку) товара или получение (уплату) денег, причем в зависимости от того, что Вы чаще делаете, берете или даете товар на реализацию, выгодно с точки зрения уплаты налогов либо одно, либо другое) и пр.

2. Обеспечение технической базы

Почва подготовлена, яма вырыта; можно заняться корнями дерева. Почему корнями? На первый взгляд, связь программы и компьютера даже более близкая, чем у дерева и корней. Скорее, в применении к дереву программой привычнее называть тот генетический план, заложенный в семени, который и реализует себя в форме дерева, когда семя прорастает. Однако это не та программа. Никто никогда не слышал о программе, заложенной в компьютер, при запуске которой именно этот компьютер и образовывался бы. Если и есть программы для расчета компьютеров, с их помощью строят иные компьютеры, чем те, на которых они установлены. Нет, если автоматизацию учета в торговле представить как выращивание дерева, средства автоматизации по праву займут место корней. Они являются опорой, без которой не может существовать программа, и, если опора слабая, программа может "упасть" под давлением ветра внешних обстоятельств (типа отключения сетевого напряжения); они служат для сбора первичных данных - воды жизни программы; и хватит пока об этой аналогии.

В зависимости от того, какая получилась схема торговли, можно определить, в каких местах и в какое время сосредоточены потоки учетной информации; по-видимому, это места выписки, проверки и подписания документов и установления соответствия того, что в них написано, с конкретными товарами и деньгами; на этой основе Вы можете определить, какие и в каком количестве Вам требуются средства автоматизации. Вначале это можно сделать приблизительно, с тем, чтобы после выбора требуемой программы, которому посвящен следующий пункт рассмотрения, уточнить в соответствии с требованиями, предъявляемыми к "железу" выбранной программой (см. тж. ниже Два шага вперед, шаг назад).

Компьютеры

Например, если обмен данными с торговой точкой осуществляется редко (скажем, раз в день), нет смысла объединять ее в компьютерную сеть с офисным компьютером, но, если объем данных велик, какой-то компьютер там поставить не мешает, он уменьшит время на записывание и переписывание вручную и количество допускаемых при поспешном переписывании ошибок. С офисным компьютером он будет обмениваться данными по модему или с помощью дискет или пр.

Контрольно-кассовые машины

Если торговые точки имеют контрольно-кассовые машины (ККМ), можно прикинуть, не снабдить ли их системными ККМ, которые позволяют с помощью специального программного обеспечения сохранить данные о продажах не в виде контрольной чековой ленты, а виде файла, после чего можно объехать все точки с компьютером небольшого размера, и, последовательно подсоединяя его к каждой ККМ, учесть все продажи.

Штрих-сканеры и терминалы сбора данных

К ККМ можно подсоединить устройства чтения штрих-кодов, чтобы ускорить процедуру ввода информации о продаваемом товаре в ККМ и повысить ее надежность. (По статистике ввод данных с клавиатуры дает в среднем одну ошибку на тысячу вводимых символов, а технология автоматической идентификации штриховых кодов - на 32 млн. считываемых символов). Кроме того, при этом контролируются недобросовестные продавцы и кассиры: нельзя переклеить ярлыки с ценой и заставить покупателя платить за товар больше, так как кассовый аппарат сам считывает информацию и выдает чеки с указанием стоимости каждой покупки, определенной руководством торговой точки.

Можно такое устройство подсоединить и к компьютеру, на котором установлена программа учета товаров - тогда, если она на это рассчитана, программа сможет автоматически в соответствии со сканируемыми товарами заполнять товарный состав документов (акт приема при поступлении товара, накладная при отпуске, инвентаризационная ведомость).

Существует и другое торговое оборудование, например, портативный терминал сбора данных - штрих-сканер плюс память. Такое устройство способно запоминать считываемые штрих-коды вдали от своего места присоединения к компьютеру и впоследствии передавать их в компьютер в виде файла (понятно, что склад с его погрузочно-разгрузочными работами - не лучшее для компьютера место). Программа торгового учета может, получив такой файл, сформировать по нему товарный состав документа на прием или отпуск просканированного товара или состав инвентаризационной ведомости. Некоторые из таких терминалов сбора данных способны запомнить предварительно достаточно длинные списки товарной номенклатуры и, считывая штрих-код товара, сигнализировать о наличии его в списке. Они могут также формировать товарные составы одновременно нескольких приходных, расходных и инвентаризационных документов, подчиняясь командам - какой документ в данный момент формировать, и, впоследствии, какой файл выгружать. Некоторые терминалы сбора данных также печатают штрих-коды (имеют встроенный принтер этикеток).

Понятно, придется соотнести Ваши возможности со стоимостью всей этой техники. Видимо, уже на этом этапе нужно начать изучение имеющегося на рынке программного обеспечения, так как любая программа предъявляет свои технические требования к компьютеру, на который она будет установлена; после чего вернуться к этому этапу.

3. Выбор программного обеспечения

Теперь займемся стволом нашего дерева - программным обеспечением, гордо вздымающим в капризное небо торговли всю систему автоматизации. Конечно, ствол зависит от корней, но только теперь можно отчетливо увидеть, какое именно дерево мы выращиваем. Действительно ли это дерево познания добра и зла, или мы по ошибке выращиваем саженец баобаба, с которыми недаром так сражался Маленький Принц - ведь баобаб, если от него вовремя не избавиться, займет своими корнями весь наш маленький торговый астероид и задушит его в своих объятиях, не принося, к тому же, никаких полезных плодов.

Отчасти совместно с предыдущим этапом, отчасти после него, исходя из схемы торговли и возможностей приобретения технической базы автоматизации, можно определять, какое программное обеспечение Вам потребуется. Прежде всего это касается, естественно, самой программы учета в торговле: как уже упоминалось, они более разнообразны, чем бухгалтерские, и, тем самым, возможности приобретаемой программы сильно разнятся в зависимости от фирмы-производителя; мало того, программа одной и той же фирмы может быть представлена в нескольких версиях, рассчитанных на различные потребности пользователя.

Продемонстрируем это на примере абстрактной программы "Торговля". Если Вы будете пользоваться только одним компьютером, приобретаемая версия "Торговли" не обязана быть сетевой (сетевая, естественно, дороже), достаточно однопользовательской (будучи однопользовательской, эта версия обеспечивает, тем не менее, наличие нескольких рабочих мест, которыми можно пользоваться поочередно). Более того, если Вам не требуется полный набор функциональных возможностей стандартной версии, то Вам может подойти более дешевая базовая версия.. С другой стороны, если система учета настолько сложна, что требует наличия нескольких компьютеров, которые нельзя объединить в сеть по причине, например, удаленного расположения, потребуется набор из нескольких экземпляров программы, независимо установленных на удаленных компьютерах и организованных в систему распределенных баз данных. Они будут обмениваться информацией об оформленных торговых операциях через дискеты или модем или по выделенному каналу.

Программы на заказ, "конструкторы" и тиражные продукты

Наиболее существенно для стоимости программы и протекания самого процесса автоматизации учета деление программ на заказные и тиражные настраиваемые. Промежуточное место между этими двумя категориями занимают программы-конструкторы. Рассмотрим эту классификацию подробнее.

В то время как в программах, написанных на заказ специально для Вашего торгового предприятия, адекватно отображены (или, по крайней мере, ДОЛЖНЫ быть адекватно отображены) именно те бизнес-процессы, которые Вы описали разработчику, в тиражных программах основные бизнес-процессы запрограммированы и не меняются; однако у тиражной программы есть возможности, позволяющие ей подстраиваться под Ваши требования. Обычно в тиражной программе имеются документы, свойства которых определенным образом заданы в программе. Эти документы, по сути, одинаковые у всех торговых предприятий, объединены в программе на уровне старших документов в несколько основных наборов, каждый из которых предназначен для отображения простой складской, торговой или предпродажной операции. Вы можете запрограммировать свою схему торговли, указав свои предприятия, склады, кассовые аппараты, расчетные счета, рабочие места и их права доступа к данным и действиям с ними, алгоритм расчета себестоимости и т.п., регистрируя по мере надобности новых контрагентов, устанавливая курсы валют и прочие переменные величины и пользуясь подходящими документами или целыми наборами из имеющихся. Документы можно по-разному объединять в цепочки в пределах операции. Например, при продаже с предоплатой сначала оформляется получение денег, а затем отгрузка товара; и то, и другое может происходить частями; при этом важно в каждый момент времени знать, сколько товара оплачено и сколько отгружено, что можно проконтролировать по старшему документу операции - счету на продажу, в котором отображаются текущие результаты операции. Общий учет в простых случаях производится с помощью таких показателей, как сальдо контрагента, остаток по кассе, количество товара на складе (в том числе, сколько свободно); для анализа состояния дел в сложных случаях по мере надобности формируются отчеты различного вида, каждый из которых имеет широкие возможности настройки.

Что касается заказных программ, то вместе с очевидным достоинством учета всех Ваших потребностей (если Вы сумеете правильно поставить задачу разработчику), они имеют следующие недостатки по сравнению с тиражной программой:

1. стоимость работ на заказ на порядок больше, чем у тиражных продуктов, и составляет порядка и более 10 тыс. долларов. Если включить в рассматриваемую категорию заказных программ и самоделки, например, такие как простая "печаталка документов", которая может быть изготовлена работающим у Вас программистом, то их стоимость, конечно, ниже; учитывая зарплату программиста, она примерно та же, что у тиражной программы, но возможностей на порядок меньше, чем в профессиональной;
2. Вы делаетесь заложником разработчика, так как для любого изменения схемы учета Вам потребуется обращаться к нему. Тот же недостаток заказных программ и у самоделки: что, если Ваш программист решит уволиться? У производителя тиражных программ Вам действительно необходимо получать только обновления программы в связи с изменениями в законодательстве; по желанию (и обычно с большой скидкой), можно приобретать также новые версии с их дополнительными возможностями;
3. отлаживание программы, написанной для Вас, будет происходить непосредственно у Вас же, в живой торговле, что чревато не только замедлением Вашей работы, но и ее остановками при обнаружении ошибок в программе, а это, в свою очередь, может привести к убыткам; в то же время тиражная программа давно (и не на Вас) отлажена.

Среди тиражных программ можно выделить программы-"конструкторы", в которых имеется, по сути, язык для описания Ваших документов. Как по своим достоинствам, так и по своим недостаткам программы-"конструкторы" занимают промежуточное место между обычными тиражными и программами на заказ. Гибкость программы-"конструктора" выше, чем у обычной. В то же время, сложность ее изготовления и "настройки" также выше. Также и Ваши возможности самостоятельно, не обращаясь к изготовителю, правильно сформировать в такой программе все документы, их взаимосвязи и отображение в справочниках оформляемых документами перемещений товаров и денег также более несомненны, чем возможности изготовления программы на свой собственный заказ с самого начала, но и более сомнительны, чем возможность настроить обычную тиражную программу. Это естественно, поскольку программы-"конструкторы", собственно, перекладывают на Вас часть работы - ту ее часть, что, как кажется их разработчикам, Вы сделаете лучше, чем они. Возможно, они правы, но часто Вам от этого не легче. С другой стороны, пользуясь тиражной программой Вы становитесь заложником ее фирмы-производителя, Вам не остается ничего другого, как ждать, ждать и ждать, например, пока разработчики отразят в программе Ваши пожелания (чего можно вообще не дождаться), или пока разработчики не приведут программу к последним новациям законодательства (что обычно происходит не так скоро, как Вам хочется).

В любом случае - выбор за Вами, именно Вам решать, какие недостатки из перечисленных типов программ автоматизации меньше всего скажутся на учете в Вашей фирме

Участок работы: складской учет и торговля, бухгалтерия или все вместе

В зависимости от сложности бухгалтерского учета на Вашем предприятии (обусловленной, возможно, не только задачами торговли, но и иными), а также тем, какой участок учета Вы собираетесь автоматизировать: торговлю, бухгалтерию, расчет зарплаты, документооборот и т.д. - Вам может потребоваться:

• только программа учета товаров (простая бухгалтерия ведется вручную);
• программа учета товаров с небольшим бухгалтерским модулем, например, только для расчета налогов (а, скажем, зарплата сотрудников фиксирована или определяется волевым усилием);
• две самостоятельные программы, учета товаров в торговле и бухгалтерская, обменивающихся данными: из бухгалтерской программы в торговую передается список балансовых счетов, после чего из торговой в бухгалтерскую регулярно поступают проводки, которые там обрабатываются;
• бухгалтерская программа с торговым модулем;
• только бухгалтерская программа - этот вариант в данной книге не рассматривается, так как не имеет прямого отношения к автоматизации торговли.

Преимуществом вариантов использования "единой в двух лицах" программы является максимальная вероятность отсутствия проблем с совместимостью. Недостатком - подчиненное положение добавочного модуля по сравнению с основной программой, которое, вполне вероятно, либо сделает пользование модулем не столь удобным, как пользование самостоятельной программой того же назначения (поскольку одной из важнейших целей автоматизации учета является экономия времени, это существенно), либо ограничит возможности модуля. Если решаемые задачи допускают это ограничение, при выборе из вариантов "программа с приставкой" или "две программы" беспокоиться остается только об удобстве работы. Если же у Вас уже есть устраивающая Вас бухгалтерская программа (а наш опыт показывает, что чаще всего так и бывает: еще до автоматизации торговли автоматизируется бухгалтерия, причем бухгалтер хорошо освоил определенную бухгалтерскую программу, и уговорить его от нее отказаться и тратить время на освоение другой невозможно), позаботьтесь только о хорошей совместимости с ней приобретаемой торговой (разумеется, в дополнение к вышеописанным требованиям, предъявляемым к торговой программе Вашим учетом, а не вместо этих требований).

Несмотря на то, что бухгалтерская программа чаще всего покупается раньше, чем программа учета в торговле, она должна занимать в комплексе подчиненное положение. Представители фирм, выпускавших ранее только бухгалтерские программы, и заявлявшие при этом, что с помощью бухгалтерской программы можно проводить и учет в торговле, сразу меняют свою точку зрения, если начинают выпускать и программы учета в торговле. Обычный порядок оснащения программами объясняется просто большей законодательной обусловленностью бухгалтерского учета, в то время как необходимость введения компьютерного учета в торговле - веление практики. То, что автоматизируется учет именно на торговом предприятии, естественным образом приводит к преимущественному положению рассматриваемой программы учета. Можно проиллюстрировать это на следующем примере. Если у Вас единая торгово-бухгалтерская программа или бухгалтерская с торговым модулем, ВСЕ данные о торговых операциях попадут в бухгалтерскую программу, и уже в ней Вам придется разбираться, какие из них использовать для бухгалтерских проводок. Для экономии усилий лучше использовать максимальное количество данных при учете движения товаров и финансов, а в бухгалтерскую программу передавать только те данные, которые ее касаются.

Другие достоинства и недостатки программ компьютерного учета в торговле

Определив тип требуемого программного обеспечения, сравните программы, имеющиеся на рынке. Имейте в виду, что их сильные и слабые места часто связаны, поскольку имеют источником одну и ту же особенность программы. В рекламе программ на этом обычно стараются внимания не заострять.

• DOS или Windows? Версия одной и той же программы, работающая в среде MS DOS, чаще всего, быстрее, чем в среде MS Windows (это очень существенно, если у Вас будет большая база данных, что зависит, в большой степени, от величины списка товарной номенклатуры), а главное, версия для DOS не так требовательна к технике (работает на менее мощных компьютерах). Версия для Windows лучше взаимодействует с современными средствами оформления документов, такими, как MS Winword.
• Единая программа или из отдельных модулей? Программы, построенные на модульном принципе, экономят место на жестком диске компьютеров (можно поместить не все модули на конкретный компьютер со специфическими задачами рабочего места), но могут повышать сложность выполнения торговых операций (если в операции задействовано несколько модулей и для проведения операции необходимо постоянно переключаться между ними).
• Сколько занимает оперативной памяти? Программы, работающие очень быстро за счет размещения большого количества информации в оперативной памяти, могут предъявлять повышенные требования к ее величине.

Лучше всего, если по всем этим вопросам Вам не только удастся проконсультироваться с фирмой-производителем программного обеспечения или ее сертифицированным представителем, посмотреть демонстрацию возможностей программы и оценить пригодность к решению стоящих перед Вами задач и сложность освоения, но и с пользователями программы, которые могут сообщить Вам, насколько хорошо развита у данной фирмы система технической поддержки, какова оперативность отклика на новые законы и постановления наших многочисленных правительств, в результате которых требуется изменять систему учета, и т.п.

4. Два шага вперед, шаг назад

Необходимо особо отметить, что, как указано в описании каждого из вышеописанных подготовительных этапов компьютеризации, все они взаимообусловлены. Их расположение в определенном порядке и дубовая, то есть, простите, яблоневая аналогия - не догма и не жесткое руководство к действию (типа инструкции на предмет самовозгорания). Для выработки оптимального варианта компьютеризации Вам придется возвращаться к уже пройденным этапам, и, возможно, неоднократно.