Материал из книги А.Ф. Борун "Организация и приемы компьютерного учета в торговле"

Для того чтобы показать, откуда берется столь большое наблюдаемое разнообразие схем торговли, попытаемся хотя бы перечислить все возможные, начав с простейшего абстрактного случая и постепенно увеличивая количество параметров до такого, какое реально требуется на практике для автоматизации учета. При этом постепенно выработаем соответствующие краткие обозначения для удобной записи.

I. Простейшая ситуация

Два пока немаркированных участника А и В, один вид пока неделимого товара Т, один вид пока неделимых денег Д, один акт обмена (пока нет течения времени). Какие возможны схемы торговли? Одновременный обмен равными количествами одного товара, или одинаковых денег, а также разными количествами того или другого не имеет экономического смысла (не рассматриваем дарение или грабеж и пр.). Тогда возможен только один вид торговли - обобщенная покупка-продажа. Пусть скобки обозначают имущественное отношение: Т(А) - товар принадлежит А, Д(В) - деньги принадлежат В. (Так в математике: запись f(x) означает, что функция f зависит от переменной x). Смена владельца аналогична изменению значения переменной. Например, Т(А) -> Т(В) - товар переходит от А к В. Будем записывать движение товара как Т(А, В) (так обозначается функция двух переменных: первая переменная - первый владелец товара, поставщик, вторая - второй, получатель. Можно также рассматривать это как функцию, у которой переменной является вектор - отрезок, направленный из А в В). Покупка-продажа выглядит как одновременный обмен Т(А, В), Д(В, А).

Для складских операций можно ввести обозначение участника 0 как обозначение отсутствия второго участника: Т(А, 0) - списание товара, Т(0, А) - оприходование.

II. Усложнение: участники маркированы: М - "мы", "мой", К - "клиент", "контрагент"

1). Покупка Т(К, М), Д(М, К): товар становится нашим, а деньги переходят к контрагенту.

2). Продажа (симметрично покупке) Т(М, К), Д(К, М).

III. Вводим фактор времени t

Будем записывать его как еще одну переменную и поставим на первое место: например, Т(t, К, М) - товар в момент времени t передан контрагентом нам. В зависимости от соотношения в уже рассмотренных схемах торговли моментов перемещения товара и денег получится покупка (или продажа) с предоплатой, с оплатой по факту (в момент получения), с отсроченной оплатой (товарный кредит). Тем самым, каждая из двух вышеобозначенных схем разделится на три. Например, продажа с отсроченной оплатой: Т(t1, М, К), Д(t2, К, М), t1 < t2. На рисунке координатную ось времени направим вниз, чтобы элементы рисунка располагались так же, как строчки записи о событиях на бумаге:

(Если же учесть возможность возврата товара и денег (пока только целиком), которая, увы, случается и, следовательно, тоже требует оформления в программе автоматизации, к каждому из шести образовавшихся вариантов записи придется добавить еще по три варианта возврата, в зависимости от порядка, в котором будут возвращены деньги и товар...)

IV. Вводим делимость товара и денег

Получаем новые схемы.

(Теперь можно отметить, что значением ранее введенных функций Т и Д является, соответственно, количество товара и денег).

Каждая из записей схем торговли уже рассмотренных типов разбивается на бесконечное множество вариантов, потому что и поставки товара, и его оплата могут осуществляться порциями на протяжении длительного времени в рамках одного договора на поставку. Например, Т(t1, К, М) = Т1, Т(t2, К, М) = Т2, ... Т(t31, К, М) = Т31, Д(t31, М, К) = Д (заказали в столовой ежедневный обед с оплатой в конце месяца). Это требует от программы известной гибкости, ведь разбить операцию на кусочки означало бы затруднить учет: при наличии более одной параллельно осуществляемой операции нужно в любой момент знать, к какой из них относится данное перемещение товара или денег и каково положение с данной торговой операцией.

Но это бесконечное множество уже рассмотренных типов - еще не все. Делимость товара и денег обуславливает возможность частичного возврата того или другого, что порождает еще несколько схем новых типов, некоторые из которых широко используются.

3). Передача на реализацию:

Т(t1, М, К) = Т, Д(t2, К, М) = Д1, Т(t2, К, М) = Т2 (оплата Д1 проданного Т1 и возврат непроданного товара Т2 при Т1 + Т2 = Т).

Так же записывается сдача товара на ответственное хранение с правом продажи и возврат непроданного товара. Собственно, мы не знаем, действительно ли продан товар Т1. Это дело контрагента. Главное, этот товар не вернется. А вот на возвращенный товар, считается, право собственности так и было у нас, в отличие от продажи с отсроченной оплатой. Поэтому и на проданный товар право собственности переходит именно при продаже - заранее ведь на самом деле неизвестно, какой товар будет продан. Так что если строго, нужно рассматривать передачу товара в двух аспектах: его самого и права собственности на него. Либо для подробного рассмотрения этой схемы вводить трех участников, включив не только реализатора, но и покупателя (см. ниже).

4). Прием на реализацию (или на ответственное хранение с правом продажи) записывается симметрично (М и К поменять местами): Т(t1, К, М) = Т, Д(t2, М, К) = Д1, Т(t2, М, К) = Т2, Т1 + Т2 = Т). Здесь покупатель тем более нас интересует - продавать-то ему товар должны мы! (См. ниже более сложные схемы торговли).

5). С появлением фактора времени можно записать и чисто денежные операции. Например, кредитование кого-то или помещение денег в сбербанк:

Д(t1, М, Б) = Д0, Д(t2, К, Б) = Д0 + Д1.

Для записи схемы 6) взятия денег в долг под проценты нужно симметрично поменять М и К.

7). Сдаем товар на ответственное хранение без права продажи.

Т(t1, М, К) = Т, Т(t2, К, М) = Т, Д(М, К) = Д - плата за хранение (как за услугу, требующую расходов от склада) может осуществляться в момент t1, t2 или другой (при длительном хранении их может быть несколько оплат). Симметрично записывается схема

8) прием товара на ответственное хранение без права продажи:

Т(t1, К, М), Т(t2, М, К), Д(К, М).

(Противоположная схема, не имеющая, правда, отношения к торговле, однако запись в данных обозначениях возможна - берем вещь напрокат: Т(t1, К, М) = Т, Т(t2, М, К) = Т, Д(М, К) = Д (оплата проката). Поскольку вещь подвергается износу (что в записи схемы не отражено), он-то и оплачивается. Если этого не учесть, прокатные отношения выглядят неестественно (прокатный пункт получает свободные деньги и мог бы прокручивать их, а, если в прокате постоянно находится большая часть вещей, можно уменьшить складскую площадь и снизить расходы на ее аренду). Более сложная схема проката: Т(t1, К, М) = Т, Д(t1, М, К) = Д + Д0 (оплачиваем залоговую стоимость и прокат), Т(t2, М, К) = Т, Д(t2, К, М) = Д - обратный обмен предмета проката на залоговую стоимость. При этом второй этап можно отменить, тем самым прокат превратится в покупку. Чтобы записать сдачу в прокат вместо взятия напрокат, нужно симметрично заменить М на К и наоборот. Запись приведена здесь для того, чтобы убедиться, что мы не выпускаем из рассмотрения каких-то схем торговли.)

(Еще один относительно редкий случай, в точности противоположный прокату и имеющий отдаленное отношение к торговле, автоматизацию учета которого мы также не будем рассматривать (см. обоснование этого в п. VI), но схему здесь запишем "для коллекции": сдаем вещь в ломбард. Т(t1, М, К) = Т, Д(t1, К, М) = Д (получаем ссуду под залог вещи), Д(t2, М, К) = Д + Д0, Т(t2, К, М) = Т (выкупаем вещь, выплачивая начисленные проценты и оплачивая хранение); если второй этап отменить (не выкупать), ответственное хранение без права продажи превратится в ответственное хранение с правом продажи... Если ломбард - это мы, запись симметрична вышеприведенной. Ломбард и скупка могут сочетаться в одной организации.)

V. Вводим различные типы денег

Получаем еще одну схему из числа простейших.

9). Д1(А, В), Д2(В, А). Это обмен валюты или обналичивание.

С введением различных денег появляется необходимость и возможность применять плавающие цены: если оплата осуществляется в одной валюте (государственной, обязательной к использованию), но она подвергается инфляции, можно указать в счете (договоре) цены в другой валюте, более устойчивой, и осуществлять оплату по курсу на день оплаты (это дополнительный аспект уже рассмотренных торговых операций).

Акцию, аккредитив, чек, вексель и т.д. не рассматриваем. Если даже это своего рода деньги или товар, и включаются в торговлю, то настолько специфичны, что вряд ли стоит пытаться учитывать их в программе. В принципе, все может являться товаром (например, труд, интеллектуальная собственность...), и отчасти это приходится учитывать в программе.

VI. Вводим различные товары

Получаем еще одну простейшую схему торговли и дальнейшее разделение уже имеющихся.

10). Бартер: Т1(А, В), Т2(В, А).

Теперь, по видимому, записаны все простейший схемы торговли. Еще нужно учесть, что они могут быть смешанными (скажем, часть товара оплачивается бартером, часть - деньгами).

На самом деле наличие разных товаров гораздо более существенно сказывается на схемах торговли, чем просто обуславливает появление еще одной схемы. В зависимости от характеристик товаров различаются способы их учета.

Наиболее детальный индивидуальный (предметный) учет (учет движения каждой единицы товара) применяется, как правило, в комиссионной торговле, при торговле ювелирными изделиями и антиквариатом, в частности, при их скупке у населения (и в упомянутом выше ломбарде). По-видимому, индивидуальный учет не очень нуждается в автоматизации: это не даст большого выигрыша времени при оформлении торговой операции. Тем не менее, в некоторых программах, например, имеется возможность записать индивидуальные характеристики продаваемого товара в оформляемой накладной (в графе Примечание), в частности, номер изделия (для гарантийного ремонта).

Чаще всего применяется натурально-стоимостной (сортовой) учет (отслеживается движения товара определенного наименования с учетом его количества и стоимости). Именно на него рассчитано большинство программ учета в торговле.

В розничной торговле часто применяется также стоимостной (суммовой) учет (временно, между двумя инвентаризациями, учитывается только стоимость некоторой массы товаров в отпускных ценах). С введением прогрессивных методов торговли, таких, как применение компьютерных кассовых терминалов и штриховое кодирование, он себя изживает, но пока его приходится учитывать при автоматизации учета в торговле.

Необходимо также упомянуть партионный учет - разновидность сортового, но более детализированная (тем самым, ближе к индивидуальному учету, чем просто сортовой) - требуется в тех случаях, когда нужно учитывать особенности разных партий товара одного наименования: срок годности продуктов питания, срок годности и серию медикаментов и т.д.; в частности, к партионному учету причисляется учет серийного номера технического изделия, необходимый для гарантийного ремонта и замены, что, хотя и не превращает сортовой учет в индивидуальный (поскольку никакие особенности единицы товара все же не зависят от этого номера), но приближается к нему. На первый взгляд, технически партионный учет ничем не отличается от сортового, просто в наименование товара нужно включать обозначение партии, но это не совсем так. Кроме чисто количественного увеличения списка товарной номенклатуры, такой способ приводит к усложнению анализа результатов торговли товаром данного наименования в целом. Поэтому программа, рассчитанная на партионный учет, должна иметь для этого соответствующие средства.

VII. Третий участник

Не всегда в учете можно обойтись двумя участниками торговой операции, "нами" (здесь нужен детальнейший учет всех обстоятельств) и "контрагентом" (для которого программе хватит информации, касающейся наших с ним взаимоотношений).

Здесь нам придется от записи всех возможных перейти к записи только достаточно часто встречающихся случаев, и только наиболее простых их вариантов.

11). Прежде всего третий участник появляется, когда требуется перевозка товара. Существует развитая международная терминология для описания разнообразных схем франкировки, по которым строятся отношения поставщика и получателя товара в отношении распределения между ними оплаты перевозки, страховки и таможенного сбора, от схемы с полной оплатой поставщиком до схемы с полной оплатой получателем, но мы не будем их описывать, чтобы не уподоблять эту книгу тем многочисленным книгам по бухгалтерскому учету в торговле, где чаще всего эти схемы сначала подробно описаны, а потом, при описании собственно учета, о них ни слова. Для нас существенно, что, если ни один из участников сделки не занимается непосредственно перевозкой товара, доставку нужно поручить перевозчику. Обозначим его буквой П. Тогда, например, доставка товара от нас контрагенту, ранее обозначавшаяся просто как Т(М, К) = Т, превратится в

Т(t1, М, П) = Т, Д(М, П) = Д1, Т(t2, П, К) = Т, Д(К, П) = Д2,

при этом время доставки t = t2 - t1,

расходы на доставку Д = Д1 + Д2 (момент оплаты неважен).

в зависимости от соотношения Д1 и Д2 (точнее, от того, к каким частям доставки они относятся) получатся все обычно обсуждаемые схемы франкировки. Нужно отметить, что это запись только самой транспортировки, а не всей торговой операции, то есть мы рассмотрели всего лишь элемент, который нужно включать в рассматриваемые выше и ниже схемы, если нужно учитывать транспортировку.

(Не будем реализовывать учет, и даже приводить запись, но упомянем, что существует такой вид торговли, как торговля по заказам с доставкой товаров по почте. При этом может использоваться доставка не с предоплатой ("вышлите квитанцию об оплате..."), а наложенным платежом; тогда избежать включения взаимодействия с перевозчиком, в данном случае с почтой, в описание схемы торговли окажется еще труднее, чем при доставке оплаченного товара).

12). Если в предыдущей записи взять для простоты случай Д1 = Д, Д2 = 0 (перевозчику платим мы), и заменить деньги на часть товара, получится так называемая оплата откатом:

Т(t1, М, П) = Т1, Т(t2, П, К) = Т2

Количество товара, равное разности (Т1 - Т2), перевозчик получил в качестве оплаты. (Здесь также представлена только схема перевозки!)

13). Интерес к дальнейшей судьбе проданного товара называется мониторингом процесса продаж у партнера. Оптовой компании нужно ориентироваться в ситуации у партнера, чтобы знать, например, давать ли ему еще товар на условиях отсроченной оплаты (товарный кредит), если он попросит, и сколько. Если партнер требует больше товара, чем эксперт оптовой компании считает возможным ему выделить, оптовая компания предлагает партнеру избыточный, с ее точки зрения, товар на условиях оплаты по факту. Такая тактика объясняется тем, что не продав взятый в кредит товар, партнер, возможно, не сможет и оплатить его. Если оптовая компания - мы, вся схема торговли будет в самом простом случае, когда мы продаем партнеру весь товар с отсрочкой оплаты и он продает его за время, обусловленное для оплаты, записана так:

Т(t1, М, К1) = Т,

Т(t2, К1, К2) = Т, Д(t2, К2, К1) = Д0,

Д(t3, К1, М) = Д (его торговая наценка Д0 - Д).

В случаях, если часть товара мы продавали ему с оплатой по факту, или если он не успел продать весь товар до момента оплаты, в записи схемы появятся дополнительные составляющие.

(Еще более требует трех участников случай, учет в котором мы не будем осуществлять, так как он предметный (см. выше), но "для коллекции" отметим. Это комиссионный магазин, схема торговли в котором записывается точно так же, как в только что описанном случае. Кроме отмеченного различия в способе учета, можно отметить еще следующие количественные различия в определяющих параметрах (приводящие к качественным отличиям в учете): время оплаты t3 не обусловлено и зависит от времени продажи t2, но через определенные периоды времени производится уценка, уменьшающая и Д0, и Д).

14). Если это мы продаем товар, закупленный у поставщика на условиях отсрочки оплаты, программа автоматизации тем более должна давать возможность отслеживать, товар какого поставщика продан. Запись в точности такая же, как в предыдущем случае, только в ней нужно заменить М на К1, а К1 на М.

15) и 16). По тем же причинам третий участник появляется в операциях приема или передачи товара на реализацию, если учет должен охватывать и собственно продажу товара. В случае приема на реализацию, например, какого поставщика товар продан, тому поставщику и нужно платить. Запись выглядит следующим образом:

Т(t1, К1, М) = Т (берем товар на реализацию у контрагента К1),

Т(t2, М, К2) = Т1, Д(t2, К2, М) = Д0 (продаем часть товара второму контрагенту),

Т(t3, М, К1) = Т2, Д(t3, М, К1) = Д (по покупной цене оплачиваем проданное и возвращаем остальной товар: Т1 + Т2 = Т, торговая наценка равна Д0 - Д).

Для записи передачи на реализацию нужно поменять М и К1:

Т(t1, М, К1) = Т, Т(t2, К1, К2) = Т1, Д(t2, К2, К1) = Д0, Т(t3, К1, М) = Т2, Д(t3, К1, М) = Д.

VIII. Много участников

Схемы покупки, продажи, приема и передачи на реализацию усложнятся количественно, но не качественно, если контрагентов не два, а больше, но они качественно одинаковы, например, мы берем товар на реализацию у нескольких поставщиков и продаем многим клиентам. На самом деле именно при этих условиях и требуется включение в схему торговли третьего участника - чтобы отличить товары этих третьих друг от друга.

Вряд ли объединение в рамках одной торговой схемы последовательной цепочки более трех участников может оказаться часто используемым в учете случаем, поэтому мы его не рассматриваем.

Однако объединение нескольких торговых операций в одну схему может потребоваться также, если "мы" - это не один субъект торговли М, а несколько, М1, М2, и т.д., ведущие общий учет. Собственно говоря, независимым, но тесно связанным торговой деятельностью партнерам может оказаться рациональным вести учет с помощью одной базы данных. Возникающие при этом возможности конструирования разнообразных схем торговли выходят за пределы нашего рассмотрения. Отметим только, что соответствующие операции передачи товара между торговыми предприятиями, ведущими общий учет, отличаются от операций с контрагентами и также должны быть предусмотрены в программе.

В заключение можно сказать, что, поскольку в некоторый момент нам пришлось отказаться от перебора всех схем перемещения товара и денег во все более широких рамках, допускаемых все увеличивающимся числом параметров, мы, конечно, не перечислили все возможные схемы торговли. Однако, надеемся, нам удалось показать, как получается, что их очень много. Если нет, отметим, что мы не упомянули, что переход от оплаты наличными к оплате безналичными деньгами приводит к включению в схему торговли еще одного участника - банк (и это должно быть предусмотрено в каждой программе рассматриваемого предназначения); не упоминали такой способ оптовой реализации товаров, как транзитная (без использования склада), и вообще не рассматривали склад и складские операции как элемент схемы торговли и программы; не рассматривали долговременных операций (торговля в рассрочку, лизинг); не учли производственных операций в торговле, изменяющих товар, от предпродажной подготовки товара (фасовка) до сборки компьютеров из комплектующих, приготовления блюд и т.д.); только упомянули такой специфический вид товара, как услуга (пример услуги, влияющей на схему торговли: формирование и подбор заказа клиента по разным поставщикам), не включили в рассмотрение различие между оптом и розницей (упомянули только о различии способов учета количества товаров, но не о различии в них способов учета цен и налогов); обошли вниманием торговлю по кредитным картам и электронную торговлю (заказы через ИНТЕРНЕТ); пренебрегли тарой... Нужно ли продолжать?

IX. И еще одно усложнение

До сих пор мы принимали во внимание перемещения товаров и денег между участниками торговых операций без учета того, какую информацию об этих перемещениях мы получаем. Между тем для автоматизации учета движение информации - существенный элемент схемы торговли. В зависимости от того, насколько полна получаемая информация, схему торговли приходится строить по-разному.

Например, при приеме товара на реализацию, когда мы же его и продаем, мы можем иметь полную информацию о проданном товаре.

Другое дело, что, если у нас есть одинаковый товар от разных поставщиков, может быть нерационально сохранять при товаре эту информацию: легче считать весь этот товар одинаковым, не деля его по поставщикам, а для определения того, от какого конкретно поставщика проданный в данный момент товар в свое время поступил (кому, тем самым, мы должны теперь его оплатить), воспользоваться каким-нибудь общепринятым алгоритмом (например, FIFO или LIFO). В любом случае, мы знаем, что продано определенное количество, скажем, масла определенного сорта, а не сыра или молока.

А при передаче товара на реализацию (казалось бы, схема та же с точностью до смены названий участников торговой операции) нам могут и не сообщить, за какие наши реализованные товары нам прислали деньги; следовательно, нам не удастся привязать эти деньги к конкретному товару и мы не будем знать, например, к возврату каких нереализованных товаров нам надо быть готовыми. Соответственно, учет придется строить на основании этой, менее полной информации.