Системой качества (согласно определению ИСО 8402) является организационная структура, функциональные обязанности, правила работы, процессы и ресурсы, необходимые для улучшения качества производимой продукции или оказываемых услуг. Система качества включает в себя документы, определяющие политику в области качества, функции менеджеров, правила работы организации и т.д. Но система качества является более чем просто документацией, так как ее существенным аспектом является эффективная реализация установленных в документах правил.

Система качества предприятия должна быть основой создания, совершенствования и развития системы менеджмента.

После принятия решения о создании системы качества руководители предприятия должны тщательно проанализировать и по возможности усовершенствовать все элементы производственных, управленческих и других действующих подсистем, так как попытки управлять качеством в отрыве от других аспектов деятельности предприятия обречены на провал.

Организация должна стремиться в первую очередь не к получению сертификата соответствия (подтверждения третьей стороной того, что система качества соответствует требованиям стандартов ИСО серии 9000). Важнее в данном случае убедиться, что система качества принесла снижение затрат на производство продукции, повышение культуры производства и т.д. В противном случае внедрение системы качества в организации будет ограничено введением массы ненужных документов, что приведет только к бюрократизму.

Структуру системы качества можно представить пирамидой документации.

В стандартах ИСО 9000 подчеркивается, что система качества организации должна быть тщательно задокументирована в целях:

• четкого установления требований к качеству и выполнению работ по его обеспечению;
• регулярной регистрации данных о функционировании системы качества;
• закрепления лучших традиций и накопленного опыта организации работ по обеспечению качества;
• объективного доказательства правильности выполнения работ в области качества.

Верхнюю часть пирамиды занимает Руководство по качеству. Оно содержит сформулированную руководством организации политику в области качества, цели по качеству и утвержденную организационную структуру производства.

Среднюю часть пирамиды составляют методические документы общего характера, а также мероприятия и последовательность операций по обеспечению качества. Эти документы регламентируют управленческие и рабочие процедуры. Они показывают, "что", "как" и "когда" делают сотрудники организации для обеспечения качества.

Нижнюю часть пирамиды образуют рабочие инструкции для исполнителей, справочники и другая документация.

Пирамида документации системы качества